Política de conservación de datos personales

Versión 1.0 · Código COGEPO1-580 · Aprobada el 05/01/2026

Alcance

Esta Política de Conservación de Datos Personales (“Política”) establece las reglas sobre cuánto tiempo deben conservarse los documentos que contengan datos personales. Esta Política aplica para todos los procesos de RENTING PICHINCHA (“RENTING PICHINCHA”) en los que se tratan datos personales de todos los titulares con los que RENTING PICHINCHA interactúa.

Aplicación

Esta Política aplica a:

• Cualquier documento electrónico que contenga datos personales y que sea gestionado por RENTING PICHINCHA independientemente de su ubicación o formato.
• Cualquier documento físico que contenga datos personales y que sea gestionado por RENTING PICHINCHA independientemente de si se encuentra en un archivo central, en áreas específicas o archivado de cualquier otra manera.

Definiciones

• Dato Personal: Dato que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o indirectamente.
• Titular: Es la persona natural propietario o se refieren los Datos Personales, cuya información podrá reposar en una Base de Datos y quien es el sujeto del derecho de hábeas data.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, u otro organismo que, solo o conjuntamente a otros, decide sobre la finalidad y el tratamiento de datos personales.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, autoridad, u otro organismo que, solo o conjuntamente a otros, trate datos personales a nombre y bajo instrucciones de un responsable de tratamiento de datos personales.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos, sin importar su forma, modalidad de creación, almacenamiento, organización, tipo de soporte, tratamiento, procesamiento, localización o acceso, ya sea centralizado, descentralizado o distribuido de manera funcional o geográfica.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, ya sea por procedimientos técnicos de carácter automatizado, parcialmente automatizado o no automatizado, tales como: la recogida, recopilación, obtención, registro, organización, estructuración, conservación, custodia, adaptación, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, elaboración, utilización, posesión, aprovechamiento, distribución, cesión, comunicación o transferencia, o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo, interconexión, limitación, supresión, destrucción y, en general, cualquier uso de datos personales.
• Documento: Cualquier soporte que contenga datos personales, ya sea físico o digital.

Pautas para la conservación

• Los datos deberán conservarse únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las que fueron recolectados, de acuerdo con la normativa aplicable.
• De manera excepcional, los datos podrán conservarse por un período extendido con fines de archivo en interés público, investigación científica, histórica o estadística, siempre que se implementen las medidas de protección adecuadas.
• Los datos deberán eliminarse cuando, a través del ejercicio de los derechos del titular, se determine que procede su eliminación.
• Los datos podrán ser almacenados cuando sean necesarios para el cumplimiento de obligaciones legales.
• Los datos podrán ser almacenados cuando sean necesarios para cumplir con obligaciones contractuales.
• Los datos podrán ser almacenados cuando sean necesarios para cumplir con un orden judicial, resolución o mandato motivado de una autoridad competente.
• Los datos podrán ser almacenados cuando sean necesarios para la formulación, ejercicio o defensa de reclamos, recursos o actuaciones judiciales o administrativas en curso.
• Los datos podrán ser almacenados cuando sean necesarios para proteger intereses vitales del titular o de otra persona.
• Los datos podrán ser almacenados cuando sean necesarios para el archivo de información que constituya patrimonio del Estado.

Funciones y responsabilidades en la gestión de la política

• El cumplimiento de esta Política será responsabilidad de la Gerencia de Inteligencia y Tecnología y de la Gerencia Legal y de Talento Humano. En ese sentido, el responsable deberá:
• Asegurarse de que todas las pautas de la Política se comuniquen al Departamento de Tecnología y Proyectos (PMO) para que sean ejecutadas por toda la organización.
• Realizar revisiones periódicas de los plazos de conservación con las áreas encargadas y establecer controles continuos para determinar si los plazos están siendo cumplidos correctamente.
• En caso de contrataciones a terceros que accedan a datos personales gestionados por RENTING PICHINCHA deberán cumplir con esta Política.

Incumplimiento a esta política

La Política tiene como objetivo establecer las directrices para la conservación y eliminación segura de los datos de RENTING PICHINCHA. En este sentido, es crucial que cualquier infracción a la Política sea clasificada, con el fin de aplicar las medidas correctivas correspondientes según los niveles de clasificación establecidos, y así mitigar posibles riesgos para la seguridad de la información. Las medidas correctivas podrán abarcar desde acciones administrativas hasta sanciones disciplinarias o penales, según lo requieran las circunstancias.

Vigencia y monitoreo continuo

La Política será revisada anualmente o cada vez que se produzcan cambios significativos en la normativa o en las prácticas de la organización. Se llevará a cabo un monitoreo continuo de las medidas de seguridad y del cumplimiento de la política mediante auditorías internas periódicas, con el fin de identificar áreas de mejora, evaluar la efectividad de su implementación y detectar posibles vulnerabilidades o incumplimientos. Si es necesario, se actualizarán los procedimientos y prácticas para asegurar que la protección de los datos personales cumpla con las mejores prácticas y los requisitos legales vigentes.

Anexos

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