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Política de protección de datos personales

Versión 1.0 · Código COGEPO1-579 · Aprobada el 05/01/2026

Objetivo

Garantizar el tratamiento lícito, informado y seguro de los datos personales conforme lo establecido en la normativa de protección de datos personales que rige en el Ecuador principalmente, la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (“LOPDP”), el Reglamento a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (“RLOPDP”) y las directrices emitidas por la Superintendencia de Protección de Datos Personales (“SPDP”). El marco normativo antes mencionado se denominará “Normativa Aplicable” en adelante.

Definiciones

Para efectos de esta Política, los términos utilizados tendrán el significado previsto en la Normativa Aplicable sin perjuicio de lo que se menciona a continuación:

  • Responsable del Tratamiento: RENTING PICHINCHA, quien determina los fines y medios del tratamiento de datos personales.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que trate datos personales por cuenta y bajo las instrucciones de RENTING PICHINCHA.
  • Datos Personales: Toda información que permite identificar o hacer identificable a una persona natural.
  • Datos Sensibles: Datos relativos a etnia, identidad de género, identidad cultural, religión, ideología, filiación política, pasado judicial, condición migratoria, orientación sexual, salud, datos biométricos, datos genéticos, datos relativos a las personas apátridas y refugiados que requieren protección internacional, y aquellos cuyo tratamiento indebido pueda dar origen a discriminación, atenten o puedan atentar contra los derechos y libertades fundamentales.
  • Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
  • Transferencia o comunicación: Manifestación, declaración, entrega, consulta, interconexión, cesión, transmisión, difusión, divulgación o cualquier forma de revelación de datos personales realizada a una persona distinta al titular, responsable o encargado del tratamiento de datos personales. Los datos personales que comuniquen deben ser exactos, completos y actualizados.

Alcance

La siguiente Política de Protección de Datos Personales (“Política”) es aplicable a todos los procesos internos y externos de RENTING PICHINCHA S.A. (en adelante, “RENTING PICHINCHA”) que involucren el tratamiento de datos personales ya sea de forma manual o automatizada de los titulares con los que interactúa que consisten en: 1) colaboradores; 2) clientes; y, 3) proveedores personales naturales.

Por lo antes mencionado, esta Política es aplicable a todos los colaboradores de RENTING PICHINCHA, así como también, a los proveedores, aliados comerciales y terceros que accedan, procesen o gestionen datos personales en nombre de RENTING PICHINCHA.

RENTING PICHINCHA es el responsable del tratamiento de los datos personales de sus: (1) colaboradores, (2) Clientes y/o (3) proveedores. Razón por la cual, RENTING PICHINCHA ha realizado las acciones necesarias para cumplir con los principios, obligaciones y responsabilidades establecidas en la Normativa Aplicable como se explica por medio de esta Política.

A continuación, los datos de contacto de RENTING PICHINCHA:

  • Dirección: Av. González Suárez N32-346 y Coruña
  • Número de teléfono: 023934520
  • Correo electrónico: protecciondatos@renting.com
  • Contacto del delegado de protección de datos: Juan Pablo Salazar

Principios aplicables

RENTING PICHINCHA debe cumplir con las disposiciones establecidas en la Normativa Aplicable puntualmente en lo que respecta a: 1) principios y derechos normativos en materia de protección de datos, 2) implementación de medidas administrativas, técnicas, físicas, organizativas y jurídicas, 3) políticas de protección de datos personales, 4) análisis y gestión del riesgo de los tratamientos, 5) implementación de acciones relacionadas con la privacidad por diseño y por defecto, 6) suscripción de contratos de protección de datos y confidencialidad, 7) evaluación a sus encargados, destinatarios y terceros en general con quienes media una transferencia y/o comunicación de datos, y, 8) las demás establecidas en la Normativa Aplicable.

RENTING PICHINCHA se ha asegurado de cumplir con los principios establecidos en la Normativa Aplicable. A continuación, una breve descripción de los principios:

  • Licitud: El tratamiento se realizará conforme a la ley, con base jurídica válida y sin vulnerar derechos fundamentales.
  • Consentimiento informado: Todo tratamiento se basará en el consentimiento libre, específico, informado y verificable del titular.
  • Finalidad: Los datos serán tratados únicamente para los fines legítimos y explícitos para los cuales fueron recolectados.
  • Minimización de datos: Se recolectarán solo los datos estrictamente necesarios para cumplir con la finalidad declarada.
  • Transparencia: Se garantizará que los titulares conozcan cómo, por qué y para qué se usan sus datos.
  • Seguridad: Se implementarán medidas técnicas y organizativas para proteger los datos contra accesos no autorizados, pérdida o alteración.
  • Confidencialidad: El acceso a los datos estará restringido a personal autorizado y bajo acuerdos de confidencialidad.
  • Responsabilidad proactiva: RENTING PICHINCHA adoptará medidas preventivas para garantizar el cumplimiento de la ley, incluyendo auditorías, formación y evaluación de impacto.

Tratamiento de datos

RENTING PICHINCHA realiza el tratamiento de datos personales conforme a las finalidades específicas declaradas en las relaciones que entabla con cada titular. A continuación, la descripción de los tratamientos de datos personales según el titular de datos personales:

Colaboradores:

  1. Para atender, validar y gestionar, hacer seguimiento hasta la terminación y tomar contacto con usted sobre reclamos, solicitudes, ejercicios de derechos de la LOPD, sugerencias, comentarios, accidentes en instalaciones de RENTING PICHINCHA.
    • Bases legitimadoras: Cumplimiento de obligaciones contractuales y/o precontractuales; Interés legítimo; Consentimiento; Cumplimiento de obligaciones legales.
  2. Para realizar video vigilancia con el objetivo de precautelar la seguridad de las instalaciones de RENTING PICHINCHA.
    • Bases legitimadoras: Interés legítimo.
  3. Para cumplir obligaciones legales y requerimientos de las autoridades competentes.
    • Bases legitimadoras: Cumplimiento de obligaciones legales; Orden judicial; Misión realizada en interés público o en ejercicio de poderes públicos.
  4. Para iniciar o ejercitar pretensiones jurídicas u oponerse a ellas.
    • Bases legitimadoras: Interés legítimo; Cumplimiento de obligaciones contractuales y/o precontractuales; Cumplimiento de obligaciones legales.
  5. Para fines internos de planificación, información y estimaciones del negocio.
    • Bases legitimadoras: Interés legítimo.
  6. Para realizar pruebas de evaluación de competencias y rasgos de personalidad.
    • Bases legitimadoras: Cumplimiento de obligaciones contractuales y/o precontractuales; Cumplimiento de obligaciones legales; Consentimiento; Interés legítimo.
  7. Para realizar consultas al buró de crédito, validación de identidad/información ante instituciones financieras y/o entidades públicas.
    • Base de legalidad: Cumplimiento de obligaciones legales, cumplimiento de obligaciones precontractuales y contractuales, Consentimiento.
  8. Para brindar beneficios adicionales a los legales, específicamente: seguro de salud, seguro de vida y uniformes.
    • Bases legitimadoras: Cumplimiento de obligaciones contractuales y/o precontractuales; Consentimiento.
  9. Para cumplir obligaciones contractuales con los terceros que se detallan en la sección denominada transferencias de datos de esta Política.
    • Base de legalidad: Cumplimiento de obligaciones legales, cumplimiento de obligaciones precontractuales y contractuales, Consentimiento.

Clientes:

  1. Para procesar solicitudes/contratos de renting y/o gestión de compra incluyendo su ejecución (adjudicación, pagos, cobranza, secuestro, depósito).
    • Base de legalidad: Cumplimiento de obligaciones legales, cumplimiento de obligaciones contractuales.
  2. Para atender cualquier tipo de requerimiento presentado por los titulares tras recibir el servicio y/o producto y llevar registro de aquello y mejorar la experiencia.
    • Base de legalidad: Cumplimiento de obligaciones legales, cumplimiento de obligaciones contractuales.
  3. Para detectar hechos fraudulentos, delictivos o contravencionales.
    • Base de legalidad: Cumplimiento de obligaciones contractuales, cumplimiento de obligaciones legales, interés legítimo.
  4. Para atender, validar y gestionar ejercicios de derechos de la LOPDP.
    • Bases de legalidad: Cumplimiento de obligaciones contractuales, cumplimiento de obligaciones legales.
  5. Para cumplir obligaciones legales y requerimientos de las autoridades competentes.
    • Bases de legalidad: Cumplimiento de obligaciones legales, misión realizada en interés público, orden judicial.
  6. Para alimentación de listas, bases de datos o entrega de información para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del responsable y del destinatario.
    • Bases de legalidad: Consentimiento, cumplimiento de obligaciones contractuales, misión realizada en interés público.
  7. Para realizar consultas al buró de crédito, validación de identidad/información ante instituciones financieras y/o entidades públicas.
    • Base de legalidad: Cumplimiento de obligaciones legales, cumplimiento de obligaciones precontractuales y contractuales, Consentimiento.
  8. Para análisis la capacidad de ahorro y de pago y así evaluar la solvencia financiera en función de sus ingresos, gastos, ahorros disponibles y score crediticio.
    • Bases de legalidad: Consentimiento, cumplimiento de obligaciones contractuales.
  9. Para cumplir obligaciones contractuales con los terceros que se detallan en la sección denominada transferencias de datos de esta Política.
    • Bases de legalidad: Consentimiento, cumplimiento de obligaciones contractuales.
  10. Para iniciar o ejercitar pretensiones jurídicas u oponerse a ellas.
    • Bases de legalidad: Cumplimiento de obligaciones legales, cumplimiento de obligaciones contractuales.
  11. Para fines internos de planificación, información y estimaciones del negocio.
    • Bases de legalidad: Interés legítimo.
  12. Para contactar al titular con relación a la adquisición de los servicios y/o productos de RENTING PICHINCHA.
    • Bases de legalidad: Cumplimiento de obligaciones precontractuales, Consentimiento
  13. Para enviar comunicaciones promocionales o informativas sobre los productos y/o servicios comercializados por RENTING PICHINCHA.
    • Bases de legalidad: Consentimiento, interés legítimo.

Prospectos:

  1. Para detectar hechos fraudulentos, delictivos o contravencionales.
    • Base de legalidad: Cumplimiento de obligaciones contractuales, cumplimiento de obligaciones legales, interés legítimo.
  2. Para atender, validar y gestionar ejercicios de derechos de la LOPDP.
    • Bases de legalidad: Cumplimiento de obligaciones contractuales, cumplimiento de obligaciones legales.
  3. Para cumplir obligaciones legales y requerimientos de las autoridades competentes.
    • Bases de legalidad: Cumplimiento de obligaciones legales, misión realizada en interés público, orden judicial.
  4. Para iniciar o ejercitar pretensiones jurídicas u oponerse a ellas.
    • Bases de legalidad: Cumplimiento de obligaciones legales, cumplimiento de obligaciones contractuales.
  5. Para fines internos de planificación, información y estimaciones del negocio.
    • Bases de legalidad: Interés legítimo.
  6. Para contactar al titular con relación a la adquisición de los servicios y/o productos de RENTING PICHINCHA.
    • Bases de legalidad: Cumplimiento de obligaciones precontractuales, Consentimiento
  7. Para enviar comunicaciones promocionales o informativas sobre los productos y/o servicios comercializados por RENTING PICHINCHA.
    • Bases de legalidad: Consentimiento, interés legítimo.
  8. Para analizar solicitudes de prospectos clientes relacionadas con la adquisición de los servicios y/o productos de RENTING PICHINCHA.
    • Bases de legalidad: Cumplimiento de obligaciones legales, cumplimiento de obligaciones precontractuales.
  9. Para cumplir obligaciones contractuales con los terceros que se detallan a continuación y, por ende, transferir ciertos datos: asesores legales, peritos, proveedores de captura y secuestros de vehículos, buró de crédito de almacenamiento en servidores y servicios de correo electrónico.
    • Bases de legalidad: Consentimiento, cumplimiento de obligaciones contractuales.

Proveedores:

  1. Para detectar hechos fraudulentos, delictivos o contravencionales.
    • Base de legalidad: Cumplimiento de obligaciones contractuales, cumplimiento de obligaciones legales, interés legítimo.
  2. Para atender, validar y gestionar ejercicios de derechos de la LOPDP.
    • Bases de legalidad: Cumplimiento de obligaciones contractuales, cumplimiento de obligaciones legales.
  3. Para cumplir obligaciones legales y requerimientos de las autoridades competentes.
    • Bases de legalidad: Cumplimiento de obligaciones legales, misión realizada en interés público, orden judicial.
  4. Para iniciar o ejercitar pretensiones jurídicas u oponerse a ellas.
    • Bases de legalidad: Cumplimiento de obligaciones legales, cumplimiento de obligaciones contractuales.
  5. Para fines internos de planificación, información y estimaciones del negocio.
    • Bases de legalidad: Interés legítimo.
  6. Para participar, evaluar, licitar, seleccionar y auditar a prospectos proveedores y proveedores, y gestionar cualquier asunto referente a la calidad de proveedor y relacionado con el cumplimiento del contrato de provisión.
    • Base de legalidad: Cumplimiento de obligaciones legales, cumplimiento de obligaciones precontractuales y contractuales.

Derechos de los titulares

La Normativa Aplicable otorga derechos a los titulares de los datos personales, en consecuencia, RENTING PICHINCHA debe ofrecer a los titulares los canales para que puedan ejercer tales derechos. Los derechos que le asisten a los titulares de datos personales son:

  • Derecho a la información: Ser informado sobre los datos personales que RENTING PICHINCHA dispone, cómo y para qué los trata el tiempo que los conserva, entre otros asuntos regulados por la Normativa Aplicable.
  • Derecho de acceso: Conocer y a obtener gratuitamente todos los datos personales.
  • Derecho de rectificación y actualización: Rectificación y actualización de cualquiera de los datos personales si éstos estuvieran incompletos o fueran inexactos.
  • Derecho de eliminación: Solicitar la supresión de los datos personales en las situaciones previstas por la Normativa Aplicable.
  • Derecho a la oposición: Oponerse o negarse al tratamiento de los datos personales con fines de mercadeo o en los demás casos detallados en la Normativa Aplicable.
  • Derecho a la portabilidad de los datos: Solicitar los datos personales en un formato compatible o a transferirlos a otros responsables.
  • Derecho a la suspensión del tratamiento: Solicitar la suspensión de forma temporal o definitiva del tratamiento de la totalidad o parte de los datos personales cuando se cumplan las condiciones detalladas en la Normativa Aplicable.
  • Derecho a no ser objeto de decisiones basadas en valoraciones automatizadas: Sin perjuicio de lo dispuesto en la Normativa Aplicable, el titular tiene derecho a no ser objeto de decisiones basadas en valoraciones automatizadas que atenten contra los derechos.

El ejercicio de estos derechos y/o revocatoria del consentimiento, en los casos aplicables, podrá tener lugar en cualquier momento. Para ello, es necesario tomar contacto con RENTING PICHINCHA a través de la siguiente dirección de correo electrónica: protecciondatos@condelpi.com. En el correo electrónico el titular deberá mencionar por lo menos la siguiente información: nombres completos, número de identificación, dirección domiciliaria o electrónica, descripción de los datos personales respecto de los cuales desea ejercer el derecho, descripción de lo que solicita, identificación del derecho a ser ejercido, información que acredite la identidad o la del representante, si fuese el caso que ejerza su derecho a través de representante, y demás información que puede ser útil para gestionar la solicitud. Tras recibir la solicitud pueden existir dos supuestos.

  • Supuesto 1: Si la solicitud de ejercicio de derecho no cumple con los requisitos antes mencionados o si no es clara RENTING PICHINCHA podrá solicitar al titular que la aclare o amplie por una única vez y en el término de 5 días término. Por su parte, el titular tiene el término de 10 días para para aclararla o ampliarla, en caso de que el titular no cumpla con lo requerido en el tiempo se archivará la solicitud.
  • Supuesto 2: En caso de que la solicitud cumpla con los requisitos RENTING PICHINCHA tiene el plazo de 15 días, por regla general, para atenderla y responder al interesado.

Vale recalcar que, el titular podrá presentar solicitudes ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales en cuyo caso deberá seguir los procesos determinados por la autoridad.

Requerimientos de la Superintendencia

Medidas de seguridad y conservación

RENTING PICHINCHA ha implementado medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad de los datos personales siguiendo los parámetros establecidos en la industria los cuales garantizan la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales conforme las políticas, lineamientos que rigen a la organización.

RENTING PICHINCHA conserva los datos personales únicamente durante el tiempo que sea necesario para cumplir con la finalidad del tratamiento y, por ende, dentro del marco normativo aplicable según corresponda conforme lo establecido en la Política de Conservación.

Vulneraciones de seguridad

RENTING PICHINCHA cuenta con protocolos de respuesta en caso de incidentes de seguridad que pueden comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos personales. En virtud de lo antes mencionado, el proceso comprende los siguientes pasos:

Identificación y notificación

Todos los colaboradores de RENTING PICHINCHA deben notificar de inmediato cualquier incidente de seguridad que detecten, ya sea de forma interna (correo electrónico, intranet) o mediante el canal de reporte designado. Las notificaciones deben contener toda la información relevante sobre el incidente, como la naturaleza del problema, los datos afectados, el momento en que ocurrió y cualquier acción preventiva tomada.

Evaluación y clasificación

El equipo encargado de la protección realizará una evaluación preliminar del incidente para determinar su gravedad y el riesgo potencial sobre los datos personales. Se clasificará el incidente según su impacto (alto, medio o bajo) y se priorizará la gestión y notificación según corresponda.

Contención y mitigación

Inmediatamente después de identificar un incidente, el equipo responsable debe implementar medidas para contener el incidente y minimizar sus efectos. Estas acciones pueden incluir la desconexión de sistemas afectados, la implementación de contramedidas técnicas o la modificación de accesos.

Análisis y resolución

El equipo investigará la causa raíz del incidente para entender cómo se produjo y aplicar soluciones definitivas. Esto puede implicar el análisis forense de los sistemas, la revisión de logs y la implementación de medidas correctivas. Si el incidente involucra datos personales de manera significativa, se deberá activar el protocolo de notificación a las autoridades competentes según lo dispuesto por la Normativa Aplicable y los plazos establecidos.

En esa línea, RENTING PICHINCHA deberá notificar a la Superintendencia de Protección de Datos Personales y a la Agencia de Regulación y Control de las Telecomunicaciones en el término de 5 días desde que ha tenido constancia de la vulneración de seguridad y siempre y cuando ésta constituya un riesgo para los derechos y las libertades de los titulares. Sin perjuicio de lo antes mencionado, en casos excepcionales, RENTING PICHINCHA también deberá notificar al titular la vulneración de seguridad siempre y cuando conlleve un riesgo a sus derechos fundamentales y libertades individuales. En cuyo caso deberá hacerlo en el término de 3 días desde que tuvo conocimiento del incidente. No procederá esta notificación en los siguientes casos: (1) cuando se hayan adoptado medidas de protección técnicas organizativas o de cualquier otra índole apropiadas aplicadas a los datos personales afectados por la vulneración de seguridad que se pueda demostrar que son efectivas; (2) cuando se hayan tomado medidas que garanticen que el riesgo para los derechos fundamentales y las libertades individuales del titular, no ocurrirá; y, (3) cuando se requiera un esfuerzo desproporcionado para hacerlo; en cuyo caso, basta con una comunicación pública a través de cualquier medio en la que se informe de la vulneración de seguridad de datos personales a los titulares.

Seguimiento

Una vez mitigado el incidente, el equipo debe coordinar la recuperación de los sistemas afectados y verificar que no existan vulnerabilidades que puedan ser explotadas nuevamente. Se realizará un seguimiento continuo para asegurar que las medidas correctivas sean efectivas y prevenir futuros incidentes.

Informe

Todos los incidentes de seguridad deberán ser documentados de forma detallada en un informe que será evaluado por la alta dirección para tomar las decisiones pertinentes. En caso de que el incidente implique una violación de la seguridad de los datos personales, el informe deberá incluir los detalles de la notificación a los afectados y a la autoridad de protección de datos, si corresponde.

Mejora continua

Tras cada incidente de seguridad, se realizará una revisión exhaustiva del manejo de este, evaluando la efectividad de las respuestas dadas y las lecciones aprendidas. Se actualizarán los protocolos de seguridad, la formación del personal y las medidas preventivas para reforzar la protección de los datos personales.

Responsables

La Gerencia de Inteligencia y Tecnología y la Gerencia Legal y de Talento Humano son los responsables de gestionar los incidentes de seguridad, coordinar la respuesta, documentar los casos y reportar los incidentes graves a las autoridades competentes según corresponda.

Capacitación y concientización

RENTING PICHINCHA trabaja en planes de formación y capacitación continua para garantizar que todos los colaboradores reciban formación regular sobre la gestión de incidentes de seguridad y sobre los procedimientos internos establecidos para proteger los datos personales.

Transferencia de datos

Toda transferencia de datos personales a terceros se realiza bajo mecanismos seguros e instrumentos jurídicos, en caso de ser aplicable, que garanticen el cumplimiento de la Normativa Aplicable. De igual forma, las transferencias de datos personales a un tercer país o a una organización internacional estarán sujetas a las garantías pertinentes según lo descrito en la Normativa Aplicable.

En función de lo antes mencionado, los datos personales únicamente se compartirán conforme dependiendo del titular a los siguientes destinatarios:

Colaboradores:

  1. Entidades públicas competentes (IESS, SRI, Ministerio de Trabajo, aseguradoras, bancos).
  2. Proveedores de servicios de: nómina, pruebas de evaluación de competencias y rasgos de personalidad, seguridad y salud ocupacional y, uniformes.
  3. Compañías de seguros.
  4. Laboratorios médicos.
  5. Gremios y/o Asociaciones a los que la Compañía se encuentre adscrita
  6. Asesores especializados en clima laboral

Clientes:

  1. Asesores legales en materia laboral, penal, civil, fiduciaria y de protección de datos.
  2. Peritos.
  3. Proveedores de captura y secuestros de vehículos.
  4. Buró de crédito
  5. Almacenamiento en servidores
  6. Proveedores de mailing masivo
  7. Aseguradoras
  8. Asesores especializados en inteligencia de negocio y marketing
  9. Gremios y/o Asociaciones a los que la Compañía se encuentre adscrita

Proveedores:

  1. Almacenamiento en servidores

Prospectos:

  1. Almacenamiento en servidores
  2. Proveedores de mailing masivo

Revisión y actualización

La política de protección de datos será revisada anualmente o cuando ocurran cambios significativos en la normativa o en las prácticas de la organización. Se realizará un monitoreo constante de las medidas de seguridad y el cumplimiento de la política, mediante auditorías internas periódicas para identificar áreas de mejora, evaluar la efectividad de su implementación y detectar posibles vulnerabilidades o incumplimientos. En caso de ser necesario, se actualizarán los procedimientos y prácticas para mantener la protección de los datos personales conforme a las mejores prácticas y los requisitos legales.

Elaborado por: Asistente de Proyectos Especiales

Revisado y aprobado por: Lilian Dávila, Gerente General, en representación de Renting Pichincha

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